Kế hoạch tổ chức hội nghị đại biểu cựu sinh viên

KẾ HOẠCH

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ ĐẠI BIỂU CỰU SINH VIÊN

            Thực hiện chiến lược phát triển trường, nhằm tranh thủ các ý kiến góp ý và mong muốn tiếp tục nhận được sự ủng hộ, hợp tác nhiều hơn nữa của các Cựu sinh viên Đại học Thủy lợi đang làm việc ở mọi miền, mọi lĩnh vực trong và ngoài nước đối với việc thực hiện chiến lược và hỗ trợ phát triển của Nhà trường trong thời gian tới. Ban giám hiệu có kế hoạch, phân công nhiệm vụ chuẩn bị và tổ chức Hội nghị đại biểu cựu sinh viên như sau:

1. Thời gian Hội nghị:  Buổi sáng, ngày 18/11/2006 (thứ 7)

2. Địa điểm:                              Hội trường 223

3. Thành phần:

            – Khách mời (Phòng CTCT và QLSV trình BGH và mời)

– Đảng ủy, Ban giám hiệu

– Công đoàn, Đoàn TN, Hội sinh viên

– Đại diện một số đơn vị trong trường theo lịch tuần

4. Phân công chuẩn bị và thực hiện:

– Văn phòng Ban chiến lược: Lên danh sách Cựu sinh viên và cấp cho phòng CTCT và QLSV.

– Phòng Hành chính Tổng hợp: Chủ trì đón tiếp Đại biểu; Phục vụ Hội trường, nước uống; Lên phương án liên hoan chiêu đãi cựu sinh viên trình Ban giám hiệu và tổ chức thực hiện; Thống kê đầy đủ tất cả những đóng góp hỗ trợ của Cựu sinh viên (hiện vật, kinh phí … ) cho Trường từ trước đến nay, cung cấp cho phòng CTCT và QLSV trước ngày 11/11/2006 (theo mẫu); Gửi giấy mời qua bưu điện (do phòng CTCT và QLSV chuẩn bị); Theo dõi nhắc nhở các đơn vị thực hiện theo kế hoạch của Ban giám hiệu.

– Phòng Công tác chính trị và Quản lý sinh viên: Phối hợp với Văn phòng Ban chiến lược lên danh sách Cựu sinh viên; Lên ma két và in giấy mời, in thư của Ban giám hiệu gửi cựu sinh viên; Viết thư và giấy mời theo danh sách đã duyệt, chuyển cho phòng Tổng hợp để gửi qua bưu điện trước ngày 6/11/2006; Tiếp nhận thông tin phản hồi từ phía cựu sinh viên; Thu thập thông tin, số liệu thống kê từ các đơn vị, tổng hợp viết báo cáo về tình hình hỗ trợ của Cựu sinh viên đối với Trường từ trước đến nay; Phối hợp với phòng Hành chính tổng hợp để đón tiếp Đại biểu; Chuẩn bị chương trình chi tiết, dẫn chương trình Hội nghị; Trang trí khánh tiết, quay phim, chụp ảnh.

– Phòng Tài vụ: Thống kê đầy đủ tất cả những đóng góp hỗ trợ của Cựu sinh viên (hiện vật, kinh phí, học bổng các loại … ) cho Trường từ trước đến nay, cung cấp cho phòng CTCT và QLSV trước ngày 11/11/2006 (theo mẫu); Chi kinh phí Hội nghị theo dự toán được duyệt.

– Ban quản lý ký túc xá: tổ chức vệ sinh sạch sẽ khu Ký túc xá để đón tiếp cựu sinh viên đến thăm.
            – Phòng Quản trị: Vệ sinh khu vực trường, đặc biệt là khu vực sân vườn nhà hành chính và cổng chính.
            – Phòng Bảo vệ: lên phương án đảm bảo trật tự an ninh trong toàn bộ khu vực trường.
            – Các Khoa, Cơ sở 2: Thống kê đầy đủ tất cả những đóng góp hỗ trợ của Cựu sinh viên (hiện vật, kinh phí, học bổng các loại … ) cho Khoa, Cơ sở 2 từ trước đến nay, cung cấp cho phòng CTCT và QLSV trước ngày 11/11/2006 (theo mẫu).

MẪU THỐNG KÊ ĐÓNG GÓP, HỖ TRỢ CỦA CỰU SINH VIÊN

ĐƠN VỊ: ……………..

                                                                    Lãnh đạo đơn vị ký
     
       Nhận được kế hoạch này yêu cầu các đơn vị khẩn trương xây dựng kế hoạch chi tiết, chỉ đạo và phối hợp với các đơn vị liên quan để thực hiện nghiêm túc, đúng tiến độ để Nhà trường tổ chức thành công Hội nghị đại biểu cựu sinh viên.